こんにちは！ 代表取締役の小野孝太郎です。 今日はお客様から頂いた以下のご質問…
「リモート会議でのコミュニケーションがほとんどなので、言語化されない相手の反応について捉えどころがなくて困っています。特に言葉数が少ない、もしくは言葉が返って来るまで時間がかかる方の場合、どのように捉えてどのように対処するのが望ましいのかご教示下さい。よろしくお願いいたします。」
に対して、私なりの見解をお話したいと思います。 絶対的な答えというつもりはありません。 内容を参考にして、良いところがあれば取り入れてみていただければと思います。
■そもそもなぜ発言が少ないのか？
大きく分けたら２つあるのではないでしょうか？
①発言の機会がそもそも少ない
②発言の機会はあるが発言したいと思えない
つまり、逆を言えば、この２つの問題を解決すれば、発言は増えていきます。解決した状態とは…
①一人ひとりが発言する機会が十分にある
②自分が思っていることを発言しても大丈夫という「心理的安全性」が十分にある
この２つは深く絡み合っていて、①がなければそもそも他者に気兼ねして発言しようと思えないし、②がなければ①があっても発言できません。①と②の両輪で解決すれば良いのです。
では具体的にどうしたら良いでしょうか？
■本当はどんな会議にしたいのか？ 皆で合意する
■理想の会議にするために必要なグラウンドルールを決めて徹底する
■一人ひとりがアウトプットできる時間を必ず確保する
■フィードバックを受ける
一つひとつ説明します。
■本当はどんな会議にしたいのか？ 皆で合意する
これは例えば上述の通りです。改めて言葉にするなら、以下のような感じです。
私たちの会議は、発表者、発言者が一方的に発信するのではなく、それを受けて感じたことを一人ひとりがアウトプットする機会を十分に作ります。 どのような考えも安心して発言できるような心理的安全性をチームに育みます。
■理想の会議にするために必要なグラウンドルールを決めて徹底する
例えば、弊社が研修の際に参加の皆様にお願いしているグラウンドルールは以下です。
・自分の心の声を良く聴く
・相手の話を良く聴く
・何を言っても大丈夫。まとまっていなくても大丈夫。
一人ひとりの頭に浮かんでいることが「正解」です。
・自分が話す時間に気を配り、話していない人の話す時間に気を配る。
・ここだけの話にする（秘密を守る）
■一人ひとりがアウトプットできる時間を必ず確保する
リモート会議であれば、こまめにBreakout Roomに少人数(2,3人程度)で分かれて、全体で発信された内容を聞いてみて、今自分に浮かんでいる意見、質問などを分かち合う時間を必ず作ります。 リアルの会議でも同様に少人数に別れます。
そして上述のグラウンドルールの元に、一人ひとりが今浮かんでいる考えをアウトプットするのです。
■フィードバックを受ける
理想の会議の実現に向けて、参加者一人一人がきっと感じていることがあるはずです。 その想いをアウトプットしてもらう仕組みを作ります。
私が実際にしてきた具体的な例として、google formを使って以下のことについて参加者にたずねています。
✔今日の会議で良かったこと、気づき、これからしてみようと思ったこと、やめようと思ったことをお書きください
✔会議の進行などに関して改善できる点があればお書きください。ないとしても、強いて一つあげるとしたら何でしょうか？ 書いて頂いた内容は大切なプレゼントとして次回以降の参考にさせていただきます
✔その他なんでも自由にお書きください
以上のような内容でアンケートをとってきました。おかげで数多くの改善案をいただき、一人ひとりが自由に発言できる会議を進行できるようになってきました。
以上いかがでしたでしょうか？ これは良いかも…と思うことがもしあれば、是非実際に試してみてください。